Politique de confidentialité
Dernière mise à jour :
Cette politique explique quelles données traite, pourquoi, combien de temps, avec quels prestataires, et comment exercer vos droits, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés.
1. Qui est responsable ?
- Pour les données de nos clients (compte, facturation, support), le responsable de traitement est , . Contact : contact@vocamail.fr.
- Pour les données que nos clients traitent avec le Service (contenu des e-mails, coordonnées de leurs destinataires et contacts), chaque client est responsable de traitement et agit comme sous-traitant (voir l'article 10 des CGV). Les destinataires des e-mails peuvent s'adresser à l'expéditeur, ou à nous, qui transmettrons.
2. Données traitées, finalités et bases légales
| Données | Finalité | Base légale |
|---|---|---|
| Nom, entreprise, e-mail, téléphone, mot de passe (stocké sous forme chiffrée irréversible) | Créer et gérer le compte, assurer la sécurité | Exécution du contrat |
| Numéro WhatsApp relié, préférences (signature, ton, langue) | Identifier l'utilisateur et rédiger les e-mails à son nom | Exécution du contrat |
| Messages vocaux, transcriptions, textes dictés, pièces jointes envoyées sur WhatsApp | Transcrire la dictée, rédiger et envoyer l'e-mail | Exécution du contrat |
| E-mails envoyés (destinataires, objet, contenu), carnet de contacts | Envoyer les e-mails, retrouver les destinataires, historique dans l'espace client | Exécution du contrat |
| Accès à la messagerie connectée (jetons Google / Microsoft ou identifiants SMTP, chiffrés) | Envoyer les e-mails depuis l'adresse de l'utilisateur | Exécution du contrat |
| Abonnement, factures, historique de paiement (les données de carte restent chez Stripe) | Facturation, comptabilité | Contrat et obligation légale |
| Demandes au support, journal d'activité (connexions, actions, incidents) | Assistance, sécurité, prévention des abus, amélioration du service | Intérêt légitime |
Nous ne vendons ni ne louons aucune donnée, n'affichons aucune publicité et n'utilisons pas vos contenus pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.
3. Durées de conservation
- Messages vocaux : ils ne sont pas enregistrés sur nos serveurs : ils sont transmis au service de transcription puis abandonnés.
- Brouillons et pièces jointes en attente : 24 heures au plus, puis suppression automatique.
- Historique des e-mails envoyés et journal d'activité : 12 mois, puis suppression automatique.
- Compte, préférences et contacts : jusqu'à la suppression du compte par l'utilisateur, effective immédiatement.
- Factures : 10 ans (obligation comptable, article L.123-22 du Code de commerce).
- Sauvegardes : 14 jours glissants.
4. Prestataires (sous-traitants)
| Prestataire | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| Hébergement du site, du bot et des bases de données | ||
| Meta Platforms (WhatsApp Business) | Réception et envoi des messages WhatsApp | Union européenne / États-Unis |
| Anthropic (Claude) | Compréhension de la dictée et rédaction des e-mails | États-Unis |
| Groq, Inc. (modèle Whisper) | Transcription des messages vocaux | États-Unis |
| Stripe | Paiement et facturation | Union européenne / États-Unis |
| Google ou Microsoft (au choix de l'utilisateur) | Envoi des e-mails depuis la messagerie connectée | Selon le compte de l'utilisateur |
Lorsque des données sont transférées hors de l'Union européenne, ces transferts sont encadrés par la décision d'adéquation EU-US Data Privacy Framework lorsque le prestataire y adhère, ou à défaut par les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Les prestataires d'intelligence artificielle sont contractuellement tenus de ne pas utiliser les données transmises via leurs API pour entraîner leurs modèles.
5. Sécurité
Connexions chiffrées (HTTPS), accès aux messageries chiffrés en base (AES-256), mots de passe hachés, accès d'administration restreints et journalisés, pare-feu, sauvegardes quotidiennes protégées.
6. Vos droits
Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de définir des directives relatives à leur sort après votre décès. Vous pouvez supprimer vous-même votre compte depuis « Mon compte », modifier vos informations et contacts dans l'espace client, ou nous écrire à contact@vocamail.fr. Nous répondons dans un délai d'un mois.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr, 3 place de Fontenoy, 75007 Paris).
7. Cookies
Le site utilise uniquement des cookies strictement nécessaires, qui ne requièrent pas de consentement :
| Nom | Rôle | Durée |
|---|---|---|
vm_session | Maintenir la connexion à l'espace client | 30 jours |
vm_admin | Maintenir la connexion à l'espace d'administration (équipe ) | 12 heures |
Aucun cookie publicitaire, de mesure d'audience ou de réseau social n'est déposé, et aucun contenu n'est chargé depuis des services tiers lors de la navigation (polices hébergées sur nos serveurs). Si cela devait changer, un bandeau de consentement serait mis en place au préalable.
8. Modifications
Cette politique peut évoluer, notamment en cas de changement de prestataire ; les clients en sont informés par e-mail ou dans l'espace client.